هزینه‌های سفر چیست؟

هزینه‌های سفر چیست؟

از نظر مالیاتی، هزینه‌های سفر به هزینه‌هایی گفته می‌شود که برای انجام فعالیت‌های مرتبط با کسب‌وکار در حین سفر متحمل می‌شوند. شرکت‌ها معمولاً می‌توانند هزینه‌های سفر معقول را از درآمد مشمول مالیات کسر کنند، زمانی که کارکنانشان برای اهداف تجاری و دور از خانه این هزینه‌ها را پرداخت می‌کنند. این فعالیت‌های تجاری می‌تواند شامل کنفرانس‌ها یا جلسات باشد.

نکات کلیدی

• هزینه‌های سفر تنها در صورتی قابل کسر از مالیات هستند که برای انجام فعالیت‌های مرتبط با کسب‌وکار صرف شده باشند.
• فقط هزینه‌های عادی و ضروری قابل کسر هستند؛ هزینه‌هایی که غیرمعقول، تجملی یا اسراف‌آمیز تلقی شوند، قابل کسر نیستند.
• اداره درآمد داخلی (IRS) کارکنان را در حال سفر می‌داند اگر تعهدات کاری‌شان ایجاب کند که برای مدت قابل توجهی طولانی‌تر از یک روز کاری عادی، دور از «خانه مالیاتی» (محل اصلی کسب‌وکارشان) باشند.
• نمونه‌های هزینه‌های سفر قابل کسر شامل بلیط هواپیما، اقامت، خدمات حمل‌ونقل، وعده‌های غذایی و انعام، و استفاده از دستگاه‌های ارتباطی است.
• هزینه‌های سفر در مأموریت‌های کاری نامحدود که بیش از یک سال طول بکشد، برای اهداف مالیاتی قابل کسر نیست.

درک هزینه‌های سفر

اداره درآمد داخلی (IRS) کارکنان را در حال سفر می‌داند اگر تعهدات کاری‌شان ایجاب کند که برای مدت قابل توجهی طولانی‌تر از یک روز کاری عادی، دور از «خانه مالیاتی» (منطقه‌ای که محل اصلی کسب‌وکارشان است) باشند و برای انجام وظایف کاری در دور از خانه، نیاز به خواب یا استراحت داشته باشند.

ثبت دقیق مدارک — مانند رسیدها، چک‌های باطل‌شده و سایر اسنادی که کسر را پشتیبانی می‌کنند — می‌تواند به شما کمک کند تا از کارفرما بازپرداخت دریافت کنید و به کارفرما در تهیه اظهارنامه مالیاتی کمک کند. نمونه‌هایی از هزینه‌های سفر عبارتند از:

• بلیط هواپیما و اقامت برای انجام کارهای تجاری دور از خانه
• خدمات حمل‌ونقل مانند تاکسی، اتوبوس یا قطار به فرودگاه یا در مقصد سفر
• هزینه وعده‌های غذایی و انعام، خدمات خشکشویی لباس، و هزینه تماس‌های تجاری در حین سفر کاری
• هزینه اجاره رایانه و سایر دستگاه‌های ارتباطی در سفر کاری

مهم: هزینه‌های سفر شامل هزینه‌های رفت‌وآمد روزانه معمولی نمی‌شود.

کارکنان حقوق‌بگیر دیگر نمی‌توانند هزینه‌های تجاری بازپرداخت‌نشده را کسر کنند. این کسر یکی از موارد متعددی بود که با قانون کاهش مالیات و مشاغل سال ۲۰۱۷ حذف شد. در حالی که بسیاری از هزینه‌های سفر توسط شرکت‌ها قابل کسر هستند، آن‌هایی که غیرمعقول، تجملی یا اسراف‌آمیز تلقی شوند یا برای اهداف شخصی باشند، ممکن است مستثنی شوند.

انواع هزینه‌های سفر

انواع هزینه‌های سفر می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• هزینه‌های خودروی شخصی
• هزینه تاکسی یا خدمات اشتراک سفر
• بلیط هواپیما، قطار یا کشتی
• اقامت
• شستشو و خشکشویی
• وعده‌های غذایی تجاری
• تماس‌های تجاری
• هزینه ارسال مواد مرتبط با کار
• اجاره برخی تجهیزات، مانند رایانه یا تریلر

استفاده از خودروی شخصی در ارتباط با سفر کاری، شامل مسافت واقعی، عوارض و هزینه پارکینگ، می‌تواند به عنوان هزینه سفر محسوب شود. هزینه استفاده از خودروهای اجاره‌ای نیز می‌تواند به عنوان هزینه سفر محاسبه شود، اما فقط برای بخش مرتبط با کسب‌وکار سفر. برای مثال، اگر در جریان سفر کاری به دیدار یکی از اعضای خانواده یا آشنایان رفتید، هزینه رانندگی از هتل تا محل دیدارشان واجد شرایط کسر هزینه سفر نیست.

نکته: هزینه‌های سفر در مأموریت‌های کاری نامحدود که بیش از یک سال طول بکشد، برای اهداف مالیاتی قابل کسر نیست.

اداره درآمد داخلی اجازه می‌دهد انواع دیگری از هزینه‌های عادی و ضروری به عنوان هزینه‌های مرتبط با سفر کاری برای کسر مالیاتی در نظر گرفته شوند. چنین هزینه‌هایی می‌تواند شامل حمل‌ونقل به و از وعده غذایی تجاری، استخدام استنوگرافیست عمومی، پرداخت هزینه اجاره رایانه مرتبط با سفر، و ارسال چمدان و مواد نمایشی مورد استفاده برای ارائه‌های تجاری باشد.

هزینه‌های سفر همچنین می‌تواند شامل بهره‌برداری و نگهداری از یک خانه تریلر به عنوان بخشی از سفر کاری باشد.

آیا می‌توانم هزینه‌های سفر کاری خود را کسر کنم؟

هزینه‌های سفر کاری دیگر توسط افراد قابل کسر نیست. اگر خوداشتغال هستید یا کسب‌وکار خود را اداره می‌کنید، می‌توانید آن هزینه‌های «عادی و ضروری» تجاری را از اظهارنامه خود کسر کنید. اگر برای شرکتی کار می‌کنید و هزینه‌های سفر کاری‌تان بازپرداخت می‌شود، کارفرمای شما در زمان مالیات این هزینه‌ها را کسر خواهد کرد.

آیا برای هزینه‌های سفر به رسید نیاز دارم؟

بله. چه کارمند باشید که از کارفرما بازپرداخت می‌خواهید و چه صاحب کسب‌وکار که کسر مالیاتی ادعا می‌کنید، باید آماده اثبات هزینه‌هایتان باشید. یک دفترچه ثبت مداوم از هزینه‌هایتان نگه دارید و رسیدها را به عنوان پشتیبان بایگانی کنید.

هزینه‌های سفر معقول چیست؟

از دیدگاه کارفرما یا اداره درآمد داخلی، هزینه‌های سفر معقول شامل حمل‌ونقل به و از مقصد تجاری، هزینه‌های اقامت و وعده‌های غذایی است. قطعاً لوازم و تجهیزات تجاری لازم برای انجام کار دور از خانه معقول هستند. تاکسی‌ها یا اوبرهایی که در طول سفر کاری گرفته می‌شوند، معقول هستند.

غیرمعقول بودن یک قضاوت است. رئیس یا اداره درآمد داخلی ممکن است از صورت‌حساب یک سوئیت هتل به جای یک اتاق معمولی، یا اجاره یک خودروی اسپرت به جای یک سدان، اخم کنند.

نتیجه‌گیری

مالیات‌دهندگان فردی دیگر نیازی به نگرانی درباره ثبت هزینه‌های سفر بازپرداخت‌نشده ندارند. این هزینه‌ها دیگر برای افراد قابل کسر مالیاتی نیستند، حداقل تا سال ۲۰۲۵ که مفاد بسته اصلاح مالیاتی اخیر منقضی یا تمدید شود.

اگر خوداشتغال هستید یا کسب‌وکار خود را دارید، باید سوابق هزینه‌های سفر کاری‌تان را نگه دارید تا بتوانید آن‌ها را به درستی کسر کنید.