کنترل‌های داخلی چیست؟

کنترل‌های داخلی چیست؟ کنترل‌های داخلی فرآیندهای حسابداری و حسابرسی هستند که در بخش مالی یک شرکت استفاده می‌شوند تا یکپارچگی گزارشگری مالی و رعایت مقررات را تضمین کنند. کنترل‌های داخلی به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا با قوانین و مقررات مطابقت داشته باشند و از تقلب جلوگیری کنند. همچنین، آن‌ها می‌توانند با اطمینان از رعایت بودجه‌ها، پیروی از سیاست‌ها، شناسایی کمبودهای سرمایه و تولید گزارش‌های دقیق برای مدیریت، به بهبود کارایی عملیاتی کمک کنند.

نکات کلیدی:

• کنترل‌های داخلی مکانیزم‌ها، قوانین و رویه‌هایی هستند که توسط یک شرکت برای تضمین یکپارچگی اطلاعات مالی و حسابداری، ترویج پاسخگویی و جلوگیری از تقلب اجرا می‌شوند.
• کنترل‌های داخلی به شرکت‌ها در رعایت قوانین و مقررات و جلوگیری از سرقت دارایی‌ها یا ارتکاب تقلب توسط کارکنان کمک می‌کنند.
• آن‌ها همچنین می‌توانند با بهبود دقت و به‌موقع بودن گزارشگری مالی، کارایی عملیاتی را بهبود بخشند.
• حسابرسی‌های داخلی نقش مهمی در کنترل‌های داخلی و حاکمیت شرکتی ایفا می‌کنند.
• قانون ساربنز-اکسلی ۲۰۰۲ مدیران را از نظر قانونی مسئول دقت صورت‌های مالی شرکت‌هایشان کرد.

درک کنترل‌های داخلی کنترل‌های داخلی از زمان رسوایی‌های حسابداری در اوایل دهه ۲۰۰۰ به یک عملکرد کلیدی تجاری برای هر شرکت آمریکایی تبدیل شده‌اند. در پی چنین سوءرفتارهای شرکتی، قانون ساربنز-اکسلی ۲۰۰۲ برای محافظت از سرمایه‌گذاران در برابر فعالیت‌های حسابداری تقلبی و بهبود دقت و قابلیت اطمینان افشاگری‌های شرکتی تصویب شد.

این قانون تأثیر عمیقی بر حاکمیت شرکتی داشت. این قانون مدیران را مسئول گزارشگری مالی و ایجاد یک مسیر حسابرسی کرد. مدیرانی که در ایجاد و مدیریت صحیح کنترل‌های داخلی کوتاهی کنند، با مجازات‌های کیفری جدی روبرو می‌شوند.

نظر حسابرس که همراه با صورت‌های مالی ارائه می‌شود، بر اساس حسابرسی رویه‌ها و سوابق مورد استفاده برای تهیه آن‌ها است. به‌عنوان بخشی از حسابرسی، حسابرسان خارجی فرآیندهای حسابداری و کنترل‌های داخلی یک شرکت را آزمایش می‌کنند و نظری درباره اثربخشی آن‌ها ارائه می‌دهند.

اهمیت کنترل‌های داخلی حسابرسی‌های داخلی، کنترل‌های داخلی یک شرکت، از جمله حاکمیت شرکتی و فرآیندهای حسابداری آن را ارزیابی می‌کنند. این کنترل‌های داخلی می‌توانند رعایت قوانین و مقررات و همچنین گزارشگری مالی و جمع‌آوری داده‌های دقیق و به‌موقع را تضمین کنند. آن‌ها با شناسایی مشکلات و اصلاح خطاها قبل از کشف در حسابرسی خارجی، به حفظ کارایی عملیاتی کمک می‌کنند.

حسابرسی‌های داخلی از زمان قانون ساربنز-اکسلی ۲۰۰۲ نقش مهمی در عملیات و حاکمیت شرکتی ایفا می‌کنند، زیرا این قانون مدیران را از نظر قانونی مسئول دقت صورت‌های مالی شرکت کرد.

هیچ دو سیستم کنترل داخلی کاملاً یکسان نیستند، اما بسیاری از فلسفه‌های اصلی در مورد یکپارچگی مالی و رویه‌های حسابداری به روش‌های مدیریت استاندارد تبدیل شده‌اند. اگرچه ممکن است گران باشند، کنترل‌های داخلی که به‌درستی اجرا شوند، می‌توانند عملیات را ساده کرده و کارایی عملیاتی را افزایش دهند، علاوه بر جلوگیری از تقلب.

مهم: کنگره ایالات متحده قانون ساربنز-اکسلی ۲۰۰۲ را برای محافظت از سرمایه‌گذاران در برابر احتمال فعالیت‌های حسابداری تقلبی توسط شرکت‌ها تصویب کرد. این قانون اصلاحات سختگیرانه‌ای را برای بهبود افشاگری‌های مالی شرکت‌ها و جلوگیری از تقلب حسابداری الزامی کرد.

اجزای کنترل‌های داخلی سیستم کنترل‌های داخلی یک شرکت باید شامل اجزای زیر باشد:

• محیط کنترلی : محیط کنترلی اهمیت یکپارچگی و تعهد به افشا و ریشه‌کن کردن تخلفات، از جمله تقلب، را برای همه کارکنان ایجاد می‌کند. هیئت مدیره و مدیریت این محیط را ایجاد کرده و با الگو بودن پیش می‌روند. مدیریت باید سیستم‌های داخلی و پرسنل را برای تسهیل اهداف کنترل‌های داخلی به کار گیرد.
• ارزیابی ریسک : یک شرکت باید به‌طور منظم احتمال یا وجود ریسک یا ضرر را ارزیابی و شناسایی کند. بر اساس یافته‌های این ارزیابی‌ها، تمرکز و سطوح کنترلی بیشتری ممکن است برای اطمینان از مهار ریسک یا نظارت بر ریسک در حوزه‌های مرتبط اجرا شود.
• نظارت : یک شرکت باید سیستم کنترل‌های داخلی خود را برای پایداری مداوم نظارت کند. این کار می‌تواند از طریق به‌روزرسانی سیستم‌ها، افزودن کارکنان یا آموزش کارکنان، توانایی مداوم کنترل‌های داخلی برای عملکرد مورد نیاز را تضمین کند.
• اطلاعات/ارتباطات : اطلاعات قوی و ارتباطات مداوم از دو جهت مهم هستند. اول، شفافیت در اهداف و نقش‌ها می‌تواند زمینه را برای کنترل‌های داخلی موفق فراهم کند. دوم، تسهیل درک و تعهد به اقداماتی که باید انجام شوند، می‌تواند به کارکنان کمک کند تا کار خود را به‌طور مؤثر انجام دهند.
• فعالیت‌های کنترلی : این‌ها به فرآیندها، سیاست‌ها و سایر اقدامات مربوط می‌شوند که یکپارچگی کنترل‌های داخلی و رعایت مقررات را حفظ می‌کنند. این‌ها شامل فعالیت‌های پیشگیرانه و کشف‌کننده هستند.
• رعایت قوانین و مقررات : فعالیت‌های مالی یک سازمان باید با تمام قوانین، مقررات و استانداردها مرتبط رعایت شود. این شامل به‌روز ماندن با تغییرات در مقررات مالی و اجرای اقداماتی برای اطمینان از رعایت است.
• تفکیک وظایف : توزیع مسئولیت‌ها بین افراد مختلف، خطر خطا یا اقدامات نامناسب را کاهش می‌دهد. این شامل جداسازی نقش‌های مجوزدهی، نگهداری و ثبت سوابق برای جلوگیری از تقلب و خطاها است.
• کنترل‌های فیزیکی : یک کسب‌وکار باید اقدامات امنیتی را برای حفاظت از دارایی‌های خود، از جمله پول نقد، موجودی و تجهیزات، اجرا کند. این می‌تواند شامل امکانات ذخیره‌سازی امن، کنترل‌های دسترسی و سیستم‌های نظارتی باشد.

کنترل‌های پیشگیرانه در مقابل کنترل‌های کشف‌کننده کنترل‌های داخلی معمولاً شامل فعالیت‌های کنترلی مانند مجوزدهی، مستندسازی، تطبیق، امنیت و تفکیک وظایف هستند. آن‌ها به‌طور کلی به دو دسته فعالیت‌های پیشگیرانه و کشف‌کننده تقسیم می‌شوند.

فعالیت‌های کنترلی پیشگیرانه با هدف جلوگیری از وقوع خطاها یا تقلب در وهله اول هستند و شامل مستندسازی کامل و رویه‌های مجوزدهی می‌شوند. تفکیک وظایف، بخش کلیدی این فرآیند، تضمین می‌کند که هیچ فردی در موقعیتی نباشد که بتواند یک معامله مالی و دارایی ناشی از آن را مجوزدهی، ثبت و نگهداری کند. مجوزدهی فاکتورها و تأیید هزینه‌ها نمونه‌هایی از کنترل‌های داخلی هستند.

علاوه بر این، کنترل‌های داخلی پیشگیرانه شامل محدود کردن دسترسی فیزیکی به تجهیزات، موجودی، پول نقد و سایر دارایی‌ها می‌شوند.

کنترل‌های کشف‌کننده رویه‌های پشتیبان هستند که برای شناسایی مواردی طراحی شده‌اند که خط اول دفاع از دست داده است. در اینجا، مهم‌ترین فعالیت تطبیق است که برای مقایسه مجموعه‌های داده استفاده می‌شود. در صورت یافتن تفاوت‌های اساسی، اقدامات اصلاحی انجام می‌شود. سایر کنترل‌های کشف‌کننده شامل حسابرسی‌های خارجی از شرکت‌های حسابداری و حسابرسی‌های داخلی دارایی‌هایی مانند موجودی است.

محدودیت‌های کنترل‌های داخلی صرف‌نظر از سیاست‌ها و رویه‌های تعیین‌شده توسط یک سازمان، کنترل‌های داخلی تنها می‌توانند اطمینان معقولی از صحت اطلاعات مالی شرکت فراهم کنند.

اثربخشی کنترل‌های داخلی ممکن است توسط قضاوت انسانی محدود شود. برای مثال، یک کسب‌وکار ممکن است به پرسنل سطح بالا اجازه دهد برای دلایل کارایی عملیاتی، کنترل‌های داخلی را نادیده بگیرند.

علاوه بر این، کنترل‌های داخلی می‌توانند از طریق تبانی دور زده شوند، جایی که کارکنانی که فعالیت‌های کاری‌شان معمولاً توسط کنترل‌های داخلی جدا شده است، به‌طور مخفیانه برای پنهان کردن تقلب یا سایر سوءرفتارها با هم همکاری می‌کنند.

نکته: تکنیک‌های حسابرسی و روش‌های کنترلی از انگلستان در طول انقلاب صنعتی به ایالات متحده منتقل شدند. در قرن بیستم، رویه‌های گزارش‌دهی و روش‌های آزمایشی حسابرسان استاندارد شدند.

چرا کنترل‌های داخلی مهم هستند؟ کنترل‌های داخلی مکانیزم‌ها، قوانین و رویه‌هایی هستند که توسط یک شرکت برای تضمین یکپارچگی اطلاعات مالی و حسابداری، ترویج پاسخگویی و جلوگیری از تقلب اجرا می‌شوند. علاوه بر رعایت قوانین و مقررات و جلوگیری از سرقت دارایی‌ها یا ارتکاب تقلب توسط کارکنان، کنترل‌های داخلی می‌توانند با بهبود دقت و به‌موقع بودن گزارشگری مالی، کارایی عملیاتی را بهبود بخشند.

قانون ساربنز-اکسلی ۲۰۰۲، که در پی رسوایی‌های حسابداری در اوایل دهه ۲۰۰۰ تصویب شد، به دنبال محافظت از سرمایه‌گذاران در برابر فعالیت‌های حسابداری تقلبی و بهبود دقت و قابلیت اطمینان افشاگری‌های شرکتی است.

دو نوع کنترل داخلی چیست؟ کنترل‌های داخلی به‌طور کلی به دو دسته فعالیت‌های پیشگیرانه و کشف‌کننده تقسیم می‌شوند. فعالیت‌های کنترلی پیشگیرانه با هدف جلوگیری از وقوع خطاها یا تقلب در وهله اول هستند و شامل مستندسازی کامل و رویه‌های مجوزدهی می‌شوند. کنترل‌های کشف‌کننده رویه‌های پشتیبان هستند که برای شناسایی مواردی طراحی شده‌اند که توسط خط اول دفاع از دست رفته‌اند.

کنترل‌های داخلی پیشگیرانه چیست؟ تفکیک وظایف، بخش کلیدی فرآیند کنترل داخلی پیشگیرانه، تضمین می‌کند که هیچ فردی در موقعیتی نباشد که بتواند یک معامله مالی و دارایی ناشی از آن را مجوزدهی، ثبت و نگهداری کند. مجوزدهی فاکتورها، تأیید هزینه‌ها و محدود کردن دسترسی فیزیکی به تجهیزات، موجودی، پول نقد و سایر دارایی‌ها نمونه‌هایی از کنترل‌های داخلی پیشگیرانه هستند.

کنترل‌های داخلی کشف‌کننده چیست؟ کنترل‌های داخلی کشف‌کننده تلاش می‌کنند تا مشکلات در فرآیندهای یک شرکت را پس از وقوع شناسایی کنند. آن‌ها ممکن است با اهداف مختلفی مانند کنترل کیفیت، پیشگیری از تقلب و رعایت قوانین استفاده شوند. در اینجا، مهم‌ترین فعالیت تطبیق است که مجموعه‌های داده را مقایسه می‌کند. سایر کنترل‌های کشف‌کننده شامل حسابرسی‌های داخلی و خارجی است.

نتیجه‌گیری کنترل‌های داخلی برای تضمین یکپارچگی عملیات شرکت‌ها و قابل‌اعتماد بودن اطلاعات مالی گزارش‌شده حیاتی هستند. قانون ساربنز-اکسلی ۲۰۰۲ در پی رسوایی‌هایی مانند انرون و ورلدکام، کنترل‌های داخلی را تقویت کرد تا از سرمایه‌گذاران در برابر تقلب حسابداری شرکتی محافظت کند.

موفقیت کنترل‌های داخلی ممکن است توسط پرسنلی که برای کارایی عملیاتی گوشه‌های فعالیت کنترلی را کوتاه می‌کنند یا توسط کارکنانی که برای پنهان کردن تقلب با هم همکاری می‌کنند، محدود شود.