فرم W-9 چیست؟

فرم W-9 چیست؟

فرم W-9 یک فرم مالیاتی سازمان امور مالیاتی ایالات متحده (IRS) است که برای تأیید نام، آدرس و شماره شناسایی مالیاتی (TIN) فرد برای اهداف استخدام یا سایر فعالیت‌های درآمدزا استفاده می‌شود. این تأیید می‌تواند برای فردی که به‌عنوان شهروند ایالات متحده یا خارجی مقیم تعریف شده است، درخواست شود. فرم W-9 همچنین به‌عنوان فرم درخواست شماره شناسایی مالیاتی و گواهی شناخته می‌شود.

نکات کلیدی

• فرم W-9 یک فرم رسمی ارائه‌شده توسط IRS است که توسط کارفرمایان یا سایر نهادها برای تأیید نام، آدرس و شماره شناسایی مالیاتی فردی که درآمد دریافت می‌کند، استفاده می‌شود.
• اطلاعات گرفته‌شده از فرم W-9 اغلب برای تولید فرم 1099 استفاده می‌شود که برای اهداف ثبت اظهارنامه مالیاتی لازم است.
• اطلاعات جمع‌آوری‌شده توسط یک نهاد در فرم W-9 نمی‌تواند برای هیچ منظور دیگری تحت مقررات سختگیرانه حریم خصوصی افشا شود.
• پیمانکاران مستقل که با شرکت‌هایی کار می‌کنند که در آن‌ها استخدام نشده‌اند، اغلب باید فرم W-9 را به آن شرکت ارائه دهند.
• اگر فرم W-9 را طبق درخواست ارائه ندهید، مشتری شما باید 24٪ از درآمدهای شما را به‌عنوان مالیات کسر کند.

فهم فرم W-9

فرم W-9 یک درخواست کتبی رسمی برای اطلاعات است و صرفاً برای تأیید شماره شناسایی مالیاتی (TIN) فرد استفاده می‌شود. کارفرما یا نهاد دیگری که ملزم به ارائه سند اطلاعاتی به IRS است، مانند فرم 1099، باید TIN صحیح شما را دریافت کند تا هرگونه درآمد یا زیانی که ممکن است بر اظهارنامه مالیاتی فدرال یا درآمد مشمول مالیات شما تأثیر بگذارد، گزارش دهد. برای اکثر افراد، TIN شماره تأمین اجتماعی (SSN) آن‌ها خواهد بود.

فرم W-9 با فرم W-4—که معمولاً توسط کارمندان به کارفرمایان مستقیم ارائه می‌شود—متفاوت است، زیرا فرم W-9 به‌طور ذاتی ترتیبی برای کسر مالیات‌های بدهی ندارد.

هرگونه مالیات موردنیاز بر اساس سودهای مرتبط با فرم W-9 ارائه‌شده، بر عهده دارنده TIN ذکرشده در سند است، مگر اینکه مالیات‌دهنده مشمول کسر مالیات پشتیبان باشد. اگر کسر مالیات پشتیبان لازم باشد، این باید در فرم W-9 ذکر شود تا نهاد دریافت‌کننده اطلاعات به‌درستی از نیاز به کسر مالیات مطلع شود.

کاربردهای فرم W-9

اطلاعات به‌دست‌آمده از فرم W-9 اغلب برای ایجاد نسخه‌ای از فرم 1099 استفاده می‌شود. فرم 1099 شامل اطلاعاتی درباره هر درآمدی است که ممکن است توسط دارنده TIN دریافت شده باشد و معمولاً در فرم W-2 ذکر نمی‌شود.

با این حال، فرم W-2 فقط برای کارمندان یک شرکت صادر می‌شود، نه برای پیمانکاران مستقل یا فروشندگان غیرمرتبط. این شامل، اما نه محدود به، درآمدهای پرداخت‌شده به فرد به‌عنوان بخشی از قرارداد، برخی معاملات املاک و مستغلات، سود سهام پرداخت‌شده علیه سرمایه‌گذاری و سایر معاملات مالی است.

نکته مهم

IRS از افرادی که به‌عنوان شهروند ایالات متحده یا خارجی مقیم تعریف نشده‌اند، می‌خواهد به جای فرم W-9 از فرم مناسب W-8 استفاده کنند.

فرم 1099 تنها زمانی لازم است صادر شود که آستانه حداقل درآمد، که برای اکثر درآمدهای متفرقه 600 دلار تعیین شده است، به‌دست آید. مبالغ زیر این آستانه باید توسط دارنده TIN به‌عنوان درآمد گزارش شوند، اما نیازی به فرم 1099 ندارند.

اگرچه کارمندان از نظر قانونی موظف به ارائه اطلاعات شخصی خاص به کارفرمایان خود هستند، حریم خصوصی کارمند توسط قانون محافظت می‌شود. کارفرمایی که اطلاعات شخصی کارمند را به هر روش غیرمجاز افشا کند، ممکن است با پیگرد مدنی و کیفری مواجه شود.

نحوه پر کردن فرم W-9

فرم W-9 یکی از ساده‌ترین فرم‌های IRS برای تکمیل است، اما اگر فرم‌های مالیاتی شما را نگران می‌کنند، نگران نباشید. ما شما را در مورد نحوه صحیح تکمیل آن راهنمایی می‌کنیم.

فرم W-9

تمام صفحات فرم W-9 در وب‌سایت IRS در دسترس هستند. علاوه بر این، فرم ممکن است شامل مجموعه‌ای از دستورالعمل‌های خاص ارائه‌شده توسط IRS باشد.

مرحله 1: فرم W-9، خط 1

نام خود را همان‌طور که در اظهارنامه مالیاتی‌تان نشان داده شده است، وارد کنید.

مرحله 2: فرم W-9، خط 2

نام کسب‌وکار یا نام «نهاد نادیده‌گرفته‌شده» خود را وارد کنید، اگر با نامی که در مرحله 1 وارد کردید متفاوت باشد. برای مثال، ممکن است شما یک مالک انفرادی باشید، اما برای اهداف بازاریابی، از نام شخصی خود به‌عنوان نام کسب‌وکار استفاده نکنید؛ در عوض، به‌عنوان نام دیگری «فعالیت می‌کنید». آن نام را اینجا وارد کنید.

نوع رایج نهاد نادیده‌گرفته‌شده، شرکت با مسئولیت محدود تک‌عضوی (SMLLC) است. مالکیت انفرادی و شرکت‌های S با یک مالک در این مشابه هستند که درآمد به مالک/سهامدار واحد منتقل می‌شود، اما معمولاً به‌عنوان نهادهای نادیده‌گرفته‌شده در نظر گرفته نمی‌شوند.

مرحله 3: فرم W-9، خط 3

نوع نهاد تجاری خود را برای طبقه‌بندی مالیاتی فدرال انتخاب کنید: مالکیت انفرادی، شراکت، شرکت C، شرکت S، تراست/املاک، شرکت با مسئولیت محدود یا «سایر». کادر مناسب را علامت بزنید و فقط یک طبقه‌بندی باید انتخاب شود.

نکته

اگر مطمئن نیستید که کدام نوع نهاد تجاری را باید انتخاب کنید، IRS جدولی خلاصه برای راهنمایی به‌عنوان بخشی از دستورالعمل‌های فرم W-9 ارائه کرده است.

مرحله 4: فرم W-9، خط 4

در مورد معافیت‌ها، به احتمال زیاد این کادرها را خالی می‌گذارید. در اینجا چند استثنا وجود دارد:

• دریافت‌کنندگانی که از کسر مالیات پشتیبان معاف هستند، مانند شرکت‌ها (در اکثر موارد)، ممکن است نیاز به وارد کردن کدی در کادر «کد دریافت‌کننده معاف» داشته باشند. دستورالعمل‌های فرم W-9 دریافت‌کنندگان معاف و کدهای آن‌ها و انواع پرداخت‌هایی که این کدها باید برای آن‌ها استفاده شوند را فهرست می‌کند. برای مثال، شرکت‌هایی که فرم W-9 را برای دریافت پرداخت‌های سود یا سود سهام پر می‌کنند، کد «5» را وارد می‌کنند.

فرم W-9 برای چه استفاده می‌شود؟

فرم W-9 برای ارائه اطلاعات مالیاتی از یک طرف به طرف دیگر استفاده می‌شود. این یک روش رسمی برای جمع‌آوری اطلاعات شخصی، داشتن روش استاندارد برای انتقال اطلاعات و الزام ارائه‌دهنده به گواهی دادن به صحت اطلاعات ارائه‌شده است. سپس فرم W-9 برای صدور بیانیه‌های مالیاتی خاص برای غیرکارکنان که انواع خاصی از پرداخت‌ها را در طول سال دریافت کرده‌اند، استفاده می‌شود.

چه کسانی باید فرم W-9 را پر کنند؟

به‌طور کلی، هر فردی که به‌عنوان غیرکارمند غرامت دریافت می‌کند، باید فرم W-9 را پر کند. موقعیت‌های زیادی ممکن است پیش بیاید که فرم W-9 لازم باشد. برای مثال، مالیات‌دهنده‌ای که قرار است سود دریافت کند، عواید ناشی از معامله املاک و مستغلات، سود وام مسکن خانه، سود وام دانشجویی یا بدهی بخشیده‌شده را دریافت کند، همچنین باید انواع خاصی از فرم 1098 یا 1099 را دریافت کند. برای ارائه دقیق فرم مالیاتی، طرف مقابل ممکن است اطلاعات مالیاتی شما را از طریق فرم W-9 درخواست کند.

آیا فرم W-9 برای افراد خوداشتغال استفاده می‌شود؟

بله، فرم W-9 اغلب برای افرادی که خوداشتغال هستند استفاده می‌شود. اگر کارگری پیمانکار مستقل، فریلنسر یا خوداشتغال باشد، باید فرم W-9 را به کسانی که از آن‌ها بیش از 600 دلار درآمد کسب کرده‌اند بدون اینکه به‌عنوان کارمند رسمی استخدام شده باشند، ارائه دهد.

اگر فرم W-9 را ارائه ندهم چه اتفاقی می‌افتد؟

اگر تصمیم بگیرید فرم W-9 را ارائه ندهید یا اطلاعات ارائه‌شده نادرست باشد، 24٪ مالیات کسر از پرداخت‌های آینده‌ای که از مشتری خود دریافت می‌کنید، کسر خواهد شد. علاوه بر این، جریمه‌ها و هزینه‌هایی برای عدم ارائه عمدی اطلاعات صحیح یا سوءاستفاده از TIN‌ها وجود دارد.

نتیجه‌گیری

فرم W-9 یک فرم مالیاتی IRS است که اطلاعات فردی را که به‌عنوان شهروند ایالات متحده یا خارجی مقیم تعریف شده است، درخواست می‌کند. این اطلاعات برای پر کردن فرم 1099 استفاده می‌شود و برای پیمانکاران مستقل، فریلنسرها یا فروشندگان غیرمرتبط، اما نه کارمندان، به کار می‌رود. عدم ارائه فرم می‌تواند منجر به جریمه‌هایی شود.