اخبار
پول نقد خرد چیست؟
پول نقد خرد ذخیره کوچکی از پول نقد است که یک کسب‌وکار برای پرداخت هزینه‌های جزئی نگه می‌دارد و راحتی را برای تراکنش‌های کوچک و سریع فراهم می‌کند.
پول نقد خرد به مقدار کمی پول نقد اشاره دارد که کسب‌وکارها برای پرداخت‌های راحت هزینه‌های جزئی، مانند لوازم اداری یا بازپرداخت‌های کوچک، در دسترس نگه می‌دارند، که صدور چک یا استفاده از کارت اعتباری شرکتی برای آن‌ها غیرعملی است. این پول معمولاً در مکانی امن مانند جعبه قفل‌شده نگهداری می‌شود و امکان مدیریت سریع و روان هزینه‌های اتفاقی را بدون اختلال در فرآیندهای حسابداری فراهم می‌کند. کسب‌وکارها به‌طور دوره‌ای وجوه نقد خرد را تطبیق می‌دهند تا تراکنش‌ها را با صورت‌های مالی هم‌راستا کنند و شفافیت و پاسخگویی را حفظ کنند. درک این فرآیند به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا هزینه‌های خرد را به‌طور مؤثر مدیریت کنند بدون اینکه کنترل‌های داخلی به خطر بیفتد.
نکات کلیدی
- پول نقد خرد ذخیره کوچکی از پول نقد است که یک کسب‌وکار برای پرداخت هزینه‌های جزئی نگه می‌دارد و راحتی را برای تراکنش‌های کوچک و سریع فراهم می‌کند.
- صندوق نقد خرد توسط یک متصدی مدیریت می‌شود که مسئول توزیع وجوه و نگهداری سوابق دقیق از طریق رسیدها و تطبیق‌های دوره‌ای است.
- اگرچه پول نقد خرد برای تراکنش‌های اتفاقی مفید است، اما به دلیل سهولت سوءاستفاده، سرقت و دشواری‌های ردیابی پول فیزیکی در مقایسه با پرداخت‌های دیجیتال، ریسک‌های امنیتی را به همراه دارد.
- تطبیق پول نقد خرد شامل حسابداری هزینه‌ها با رسیدها و اطمینان از این است که پول نقد موجود با تراز مورد انتظار برابر باشد، با تنظیم هرگونه کسری یا اضافی در سوابق.
- اگرچه برخی به دلیل گزینه‌های پرداخت الکترونیکی مدرن آن را منسوخ می‌دانند، پول نقد خرد همچنان راه‌حلی مؤثر برای نیازهای فوری و برنامه‌ریزی‌نشده کسب‌وکارهای کوچک است.
پول نقد خرد چگونه تراکنش‌های روزمره را ساده می‌کند
پول نقد خرد برای تراکنش‌های کوچکی که صدور چک یا استفاده از کارت اعتباری شرکتی برای آن‌ها غیرمنطقی یا غیرقابل‌قبول است، راحتی فراهم می‌کند. مقدار پول نقدی که یک شرکت به‌عنوان نقد خرد در نظر می‌گیرد متفاوت است، اما بسیاری از شرکت‌ها بین ۱۰۰ تا ۵۰۰ دلار به‌عنوان صندوق نقد خرد نگه می‌دارند. نمونه‌هایی از تراکنش‌هایی که صندوق نقد خرد برای آن‌ها استفاده می‌شود شامل موارد زیر است:
- لوازم اداری
- کارت‌هایی برای مشتریان
- گل
- پرداخت برای ناهار پذیرایی‌شده برای گروه کوچکی از کارکنان
- بازپرداخت هزینه‌های کوچک مرتبط با کار به یک کارمند
متصدیان صندوق نقد خرد برای نظارت بر صندوق منصوب می‌شوند. وظایف متصدی معمولاً شامل اجرای قوانین و مقررات نقد خرد، درخواست پر کردن مجدد و توزیع وجوه است.
قوانین و کنترل‌های ضروری برای مدیریت پول نقد خرد
صندوق‌های نقد خرد ممکن است برخی از کنترل‌های داخلی را دور بزنند. با این حال، در دسترس بودن پول نقد خرد به این معنا نیست که هر فرد می‌تواند برای هر هدفی به آن دسترسی داشته باشد. بسیاری از شرکت‌ها کنترل‌های داخلی سختگیرانه‌ای برای مدیریت صندوق اعمال می‌کنند. معمولاً فقط تعداد کمی از افراد مجاز به تأیید پرداخت‌ها برای فعالیت‌های قانونی شرکت هستند.
یک متصدی نقد خرد ممکن است برای صدور چک برای پر کردن کشوی نقد خرد و ثبت ورودی‌های حسابداری مناسب تعیین شود. متصدی نقد خرد مسئول توزیع پول نقد و جمع‌آوری رسیدها برای تمام خریدها یا هرگونه استفاده از وجوه است. رسیدها باید افزایش یابند تا با مجموع نقد خرد کاهش‌یافته مطابقت داشته باشند.
با داشتن یک متصدی نقد خرد و یک نگهبان نقد خرد، فرآیند دوگانه به حفظ امنیت وجوه کمک می‌کند و اطمینان می‌دهد که تنها افراد مجاز به آن دسترسی دارند.
نحوه ثبت دقیق تراکنش‌های پول نقد خرد
هنگامی که یک صندوق نقد خرد در حال استفاده است، تراکنش‌های نقد خرد همچنان در صورت‌های مالی ثبت می‌شوند. ورودی‌های دفتر روزنامه تنها زمانی ثبت می‌شوند که متصدی درخواست پول نقد بیشتری کند، نه زمانی که خریدهایی با پول نقد خرد انجام می‌شود. ورودی دفتر روزنامه برای دادن پول نقد بیشتر به متصدی، بدهکار به صندوق نقد خرد و بستانکار به حساب نقد است.
اگر کسری یا اضافی وجود داشته باشد، یک ورودی خطی دفتر به حساب کسری/اضافی ثبت می‌شود. اگر صندوق بیش از حد باشد، یک بستانکار برای نشان دادن سود ثبت می‌شود. اگر صندوق نقد خرد کسری داشته باشد، یک بدهکار برای نشان دادن زیان وارد می‌شود. حساب کسری/اضافی برای متعادل‌سازی اجباری صندوق در زمان تطبیق استفاده می‌شود.
نکته مهم سرویس درآمد داخلی (IRS) توصیه می‌کند که برگه‌های نقد خرد پر شده و به رسیدها پیوست شوند تا هزینه‌های نقد خرد ثبت و مستند شوند.
راهنمای گام‌به‌گام برای تطبیق ترازهای پول نقد خرد
- تراز فعلی صندوق نقد خرد را تعیین کنید.
- تراز فعلی را از تراز اولیه کم کنید تا مقدار کل برداشت‌شده محاسبه شود.
- مبالغ تمام برگه‌ها و رسیدهای نقد خرد را جمع کنید.
- این مجموع را با مقدار برداشت‌شده محاسبه‌شده مقایسه کنید.
- هرگونه اختلاف را بررسی کرده و خطاها را اصلاح کنید.
- در صورت نیاز برای پر کردن مجدد پول نقد درخواست دهید.
- تراکنش‌های پر کردن مجدد را به‌طور مناسب در دفتر کل ثبت کنید.
اطلاعات بیشتر در مورد متعادل‌سازی پول نقد خرد در حسابداری
هر بار که از صندوق نقد خرد استفاده می‌کنید - یعنی پول برداشت می‌کنید - باید یک برگه یا ووچر پر شود. این به‌عنوان رسید عمل می‌کند و مقدار برداشت، تاریخ، هدف و سایر جزئیات را ثبت می‌کند. به‌طور فزاینده، این برگه‌ها الکترونیکی هستند و در یک صفحه‌گسترده یا دفتر دیجیتال وارد می‌شوند. اما نگهداری برگه‌های کاغذی همراه با رسیدهای خریدها یا پرداخت‌ها (در صورت امکان) نیز می‌تواند مفید باشد.
پس از یک بازه زمانی مشخص - معمولاً در همان زمان هر ماه یا هفته - زمان تطبیق یا متعادل‌سازی حساب صندوق نقد خرد فرا می‌رسد. ابتدا مقدار فعلی در صندوق را یادداشت کنید. سپس این مقدار را از تراز اولیه کم کنید. این مبلغ، کل برداشت‌شده از حساب در آن دوره زمانی است.
سپس، مقدار تمام برگه‌های برجسته (به علاوه رسیدهای پیوست‌شده) را جمع کنید. این رقم باید با مجموع برداشت‌شده‌ای که از ترازهای شروع و پایان حساب محاسبه کردید یکسان باشد. همچنین مقدار پول نقدی که در جعبه یا کشوی ذخیره‌سازی خود دارید باید با تراز فعلی حساب یکسان باشد.
اگر این‌ها مطابقت نداشته باشند، باید بررسی کنید که چرا: آیا خطای ریاضی وجود داشت؟ آیا یک رسید گم شده یا نادرست است؟
متعادل‌سازی حساب نقد خرد معمولاً زمانی رخ می‌دهد که صندوق نیاز به پر شدن مجدد دارد. متصدی نقد خرد تمام برگه‌ها یا ووچرها را به حسابدار، صندوقدار یا حسابدار کسب‌وکار می‌آورد. رسیدهای نقد خرد به‌عنوان بستانکار به حساب نقد خرد در دفتر کل شرکت ثبت می‌شوند و احتمالاً بدهکار به چندین حساب هزینه مختلف. هنگامی که صندوق نقد خرد پر می‌شود، معمولاً با صدور چک شرکت، به‌عنوان بدهکار به حساب نقد خرد و بستانکار به حساب نقد ثبت می‌شود.
مقایسه پول نقد خرد و پول نقد در دسترس: تفاوت چیست؟
«پول نقد خرد» و «پول نقد در دسترس» بسیار شبیه به هم به نظر می‌رسند و در واقع همپوشانی دارند. از این دو، «پول نقد در دسترس» اصطلاح عمومی‌تری است.
پول نقد خرد به‌طور خاص به پول - به معنای واقعی، سکه‌ها و اسکناس‌ها - اشاره دارد که یک شرکت برای پرداخت‌های کوچک نگه می‌دارد، معمولاً به این دلیل که استفاده از پول نقد راحت‌تر از استفاده از چک یا کارت اعتباری است.
پول نقد در دسترس هر پول نقد قابل‌دسترسی یا وجوه نقدینگی است که کسب‌وکار دارد. این می‌تواند به شکل پول واقعی باشد، مانند مبالغی که هنوز در بانک واریز نکرده‌اید یا اسکناس‌ها و سکه‌های کوچک‌تری که در صندوق نقدی برای دادن بقیه به مشتریان نگه می‌دارید. در این معنا، تفاوت با پول نقد خرد به محل نگهداری پول و نحوه استفاده از آن برمی‌گردد - پول نقد خرد بیشتر برای نیازها/هزینه‌های داخلی کسب‌وکار توسط کارکنان است، و پول نقد در دسترس به وجوه دریافت‌شده از مشتریان یا بازپرداخت به آن‌ها اشاره دارد.
اما پول نقد در دسترس معنای بزرگ‌تری به‌عنوان یک اصطلاح حسابداری دارد. در دنیای مالی، همچنین به دارایی‌های بسیار نقدشونده شرکت - وجوه در حساب‌های جاری یا سایر حساب‌های بانکی، صندوق‌های بازار پول، ابزارهای بدهی کوتاه‌مدت یا سایر معادل‌های نقدی - اشاره دارد. اگرچه به معنای واقعی کلمه پول نقد نیست، اما پولی است که به‌راحتی و به‌سرعت قابل‌دسترسی است، به همین دلیل «در دسترس» نامیده می‌شود.
به‌طور خلاصه، تمام پول نقد خرد، پول نقد در دسترس است، اما تمام پول نقد در دسترس، پول نقد خرد نیست.
سنجش مزایا و معایب استفاده از پول نقد خرد
پول نقد خرد مزایای خود را دارد. پول نقد در بسیاری از موارد همچنان سریع‌ترین، ساده‌ترین و راحت‌ترین راه برای پرداخت چیزها است. برای پوشش هزینه‌های کوچک و غیرمنتظره - مانند انعام برای پیک پیتزا در جلسه ناهار یا کرایه تاکسی برای کارکنان که تا دیروقت کار می‌کنند - به‌خوبی عمل می‌کند. این کار دردسر بازپرداخت به افراد یا انتظار از آن‌ها برای پرداخت هزینه‌های مرتبط با کار از جیب خود را از بین می‌برد.
پول نقد خرد همچنین می‌تواند برای هزینه‌های مکرر اما پیش‌پاافتاده مانند شیر برای یخچال دفتر، تمبر یا مواد شوینده کار کند.
اگرچه نباید به یک عادت تبدیل شود، اما پول نقد خرد در مواقع ضروری می‌تواند برای دادن بقیه به مشتریان در صورتی که صندوق کم باشد، استفاده شود.
با این حال، راحتی پول نقد خرد می‌تواند خطراتی را به همراه داشته باشد. پول نقد سخت محافظت می‌شود و ردیابی آن غیرممکن است؛ بسیار آسان است که اسکناس‌ها بدون هیچ اثری غیبشان بزند - حتی اگر سیستم دقیقی از رسیدها یا ووچرها برقرار کرده باشید.
نگهداری پول نقد خرد، از جمله ثبت سوابق و تطبیق منظم، نیاز به تلاش اضافی دارد. این ممکن است در شرکت‌های بزرگ با مدیر دفتر یا بخش حسابداری، مزاحمت جزئی باشد؛ اما برای کسب‌وکارهای کوچک، می‌تواند بار سنگینی ایجاد کند.
حتی مغازه‌ها و رستوران‌های کوچک که پول نقد در آن‌ها رایج بود، به سمت تراکنش‌های بدون پول نقد حرکت می‌کنند. برخی منتقدان می‌گویند که پول نقد خرد مفهومی منسوخ شده است. بین کارت‌های اعتباری، کارت‌های نقدی، خدمات پرداخت مانند Venmo یا PayPal، کیف‌پول‌های الکترونیکی و سایر روش‌های بدون تماس برای خرید، گزینه‌های زیادی به سادگی پول نقد وجود دارد - با مزایای اضافی قابلیت ردیابی، امنیت و کمتر در معرض سرقت بودن.
جنبه امنیتی اغلب برای شرکت‌های کوچک مهم است، که مدت‌هاست از نگهداری پول نقد به دلیل دعوت به جرم می‌ترسند.
مزایا
- راحت، قابل‌فهم
- فوراً در دسترس؛ بدون نیاز به برنامه‌ریزی/مجوز قبلی
- مناسب برای نیازهای اضطراری/غیرمنتظره
معایب
- ریسک امنیتی: سخت برای ردیابی و در معرض کلاهبرداری، سرقت و سوءاستفاده
- نیاز به نظارت دستی و ثبت سوابق
- قدیمی/منسوخ
پول نقد خرد چیست و برای چه استفاده می‌شود؟
پول نقد خرد پولی است که یک کسب‌وکار یا شرکت برای پرداخت‌های کوچک، خریدها و بازپرداخت‌ها نگه می‌دارد. این‌ها تراکنش‌های روزمره یا غیرمنتظره‌ای هستند که نوشتن چک یا استفاده از کارت اعتباری برای آن‌ها غیرعملی یا ناخوشایند است.
چرا به آن پول نقد خرد می‌گویند؟
کلمه انگلیسی «petty» از کلمه فرانسوی «petit» به معنای «کوچک» یا «اندک» گرفته شده است. به همین ترتیب، «petty» به معنای جزئی یا ناچیز است. بنابراین، پول نقد خرد به مبلغ کوچکی از پول اشاره دارد که برای خریدهای کوچک و ناچیز کنار گذاشته شده است، در مقابل هزینه‌ها یا صورت‌حساب‌های بزرگ.
یکی از اولین کاربردهای این عبارت از اثری آموزشی در مورد خانه‌داری توسط بنجامین بیلینگزلی، به نام «نصیحت به زنان و دختران لندن»، که به سال ۱۶۷۸ بازمی‌گردد، آمده است.
نمونه‌ای از پول نقد خرد چیست؟
پول نقد خرد معمولاً در یک کشو، جعبه قفل‌شده یا پاکت بزرگ نگهداری می‌شود. خریدهای معمول پول نقد خرد شامل موارد زیر است:
- قهوه، آب‌نبات یا تنقلات
- گل، کارت‌های تولد یا هدایای کوچک دیگر
- کرایه تاکسی یا ماشین
- لوازم اداری کوچک - قلم، پاک‌کن، منگنه و غیره
- وعده‌های غذایی پذیرایی‌شده
آیا پول نقد خرد معادل پول نقد است؟
خیر. پول نقد خرد پول نقد واقعی است: اسکناس‌ها و سکه‌ها. معادل‌های نقدی اوراق بهادار بسیار نقدشونده و سایر دارایی‌هایی هستند که به‌راحتی به پول نقد تبدیل می‌شوند: صندوق‌های بازار پول، اوراق تجاری یا بدهی کوتاه‌مدت، مانند اسناد خزانه.
با این حال، در صورت‌های مالی شرکت‌ها، پول نقد خرد در بخش «نقد و معادل‌های نقدی» ترازنامه فهرست می‌شود. بنابراین، در این معنا، این دو می‌توانند با هم جمع شوند.
نتیجه‌گیری
پول نقد خرد مقدار کمی پول نقد است که در محل یک کسب‌وکار یا شرکت برای پرداخت هزینه‌های جزئی و نیازها نگهداری می‌شود - معمولاً بیش از چند صد دلار نیست. در حالی که درک و استفاده از آن آسان و ساده است، پول نقد خرد در معرض سوءاستفاده، گم شدن و سرقت است. برخی معتقدند که در جامعه مدرن، صندوق نقد خرد منسوخ شده است: گزینه‌های زیادی برای خریدهای کوچک وجود دارد که ایمن‌تر و به همان اندازه راحت هستند.