سیستم موجودی دائمی چیست؟

سیستم موجودی دائمی (Perpetual Inventory System) یک سیستم کامپیوتری است که تغییرات موجودی را به‌صورت لحظه‌ای و مداوم ثبت می‌کند، در نتیجه نیاز به بررسی‌های فیزیکی موجودی را کاهش می‌دهد یا از بین می‌برد. این سیستم با تکیه بر داده‌های ارائه‌شده توسط فناوری نقطه فروش الکترونیکی، دیدگاهی بسیار دقیق از تغییرات موجودی و گزارش‌دهی فوری در مورد مقدار موجودی در انبار ارائه می‌دهد. سیستم‌های موجودی دائمی با سیستم‌های موجودی دوره‌ای که در آن شرکت باید به شمارش‌های فیزیکی منظم و برنامه‌ریزی‌شده وابسته باشد، متفاوت هستند.

نکات کلیدی

• سیستم‌های موجودی دائمی فروش محصولات را به‌صورت لحظه‌ای از طریق پایانه‌های نقطه فروش ردیابی می‌کنند.
• این سیستم‌ها در مقابل سیستم‌های موجودی دوره‌ای قرار دارند که به شمارش‌های فیزیکی منظم موجودی وابسته هستند.
• سیستم‌های موجودی دائمی به‌ویژه برای شرکت‌های بزرگ که باید فروش‌های با حجم بالا را ردیابی کنند، مناسب هستند.
• با وجود سیستم دائمی، ممکن است همچنان شمارش‌های فیزیکی دوره‌ای لازم باشد، اما این شمارش‌ها کمتر و با هزینه و مقیاس کمتری انجام می‌شوند.

درک سیستم‌های موجودی دائمی

سیستم‌های موجودی دائمی ممکن است به سیستم‌های موجودی دوره‌ای قدیمی ترجیح داده شوند، زیرا امکان ردیابی فوری فروش و سطوح موجودی برای اقلام جداگانه را فراهم می‌کنند، که به جلوگیری از اتمام موجودی کمک می‌کند.

یک موجودی دائمی نیازی به تنظیم دستی توسط حسابداران شرکت ندارد، مگر در مواردی که با شمارش موجودی فیزیکی به دلیل گم شدن، شکستن یا سرقت تفاوت داشته باشد.

نرم‌افزار این سیستم از طریق استفاده از اسکنرهای بارکد یا سایر سوابق کامپیوتری خرید، فروش و بازگشت محصولات، به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای موجودی را ارائه می‌دهد. این اطلاعات به یک پایگاه داده دائمی که به‌طور مداوم تنظیم می‌شود، وارد می‌شوند.

این سیستم امکان یکپارچگی با سایر بخش‌ها، از جمله تیم‌های مالی و حسابداری را فراهم می‌کند. این امر به اطمینان از رعایت مالیات‌ها و سایر مقررات کمک می‌کند. کارکنان می‌توانند از داده‌های موجودی دائمی برای ارائه خدمات دقیق‌تر به مشتریان در مورد در دسترس بودن محصولات، قطعات جایگزین و سایر اجزای فیزیکی استفاده کنند.

نکته مهم از آنجا که سیستم‌های موجودی دائمی قادر به محاسبه گم شدن، شکستن یا سرقت نیستند، ممکن است همچنان یک موجودی فیزیکی (دوره‌ای) لازم باشد.

سیستم‌های موجودی دائمی در مقابل دوره‌ای

تفاوت‌های بین سیستم‌های موجودی دائمی و دوره‌ای فراتر از نحوه عملکرد این دو سیستم است، اگرچه این تفاوت اصلی است.

سیستم‌های موجودی دائمی فروش را به‌طور مداوم و فوری با استفاده از فناوری نقطه فروش کامپیوتری ردیابی می‌کنند. سیستم‌های موجودی دوره‌ای تنها زمانی فروش را ردیابی می‌کنند که یک شمارش فیزیکی سفارش داده شود و نیاز به شمارش در یک زمان خاص دارند.

شرکت‌های بزرگ یا آن‌هایی که موجودی‌های پیچیده دارند برای سیستم دائمی مناسب هستند. شرکت‌های کوچک‌تر با موجودی محدود اغلب می‌توانند با سیستم دوره‌ای ادامه دهند. همین موضوع در مورد حاشیه خطا صدق می‌کند که در سیستم دائمی کمتر است، اگرچه یک موجودی محدود و بدون پیچیدگی ممکن است با سیستم دوره‌ای آسیب زیادی نبیند.

هزینه کالاهای فروخته‌شده (COGS) یک معیار حسابداری مهم است که با اضافه کردن موجودی اولیه به هزینه خریدهای موجودی و کسر هزینه موجودی پایان دوره به دست می‌آید. با سیستم موجودی دائمی، COGS به‌طور مداوم به‌روزرسانی می‌شود، در حالی که در سیستم فیزیکی دوره‌ای، این به‌روزرسانی به‌صورت دوره‌ای انجام می‌شود.

به‌طور کلی، هنگامی که یک سیستم موجودی دائمی در جای خود قرار دارد، نسبت به سیستم فیزیکی به تلاش کمتری نیاز دارد. با این حال، هزینه‌های راه‌اندازی برای سیستم موجودی دائمی بیشتر است.

تفاوت‌های بین سیستم‌های موجودی دائمی و دوره‌ای

مزایا و معایب سیستم‌های موجودی دائمی

طرفداران سیستم‌های موجودی دائمی همیشه به معایب این سیستم‌ها، که مهم‌ترین آن‌ها عدم محاسبه گم شدن، شکستن یا سرقت است، اشاره نمی‌کنند.

از سوی دیگر، مخالفان لزوماً توجه نمی‌کنند که اتمام موجودی گزارش‌شده بدون فروش‌های مربوطه می‌تواند نشانه سرقت یا گم شدن باشد و سریع‌تر از سیستم دوره‌ای، یک بررسی موجودی فیزیکی را فعال کند.

هنگام تصمیم‌گیری در مورد نحوه کنترل موجودی فیزیکی، عاقلانه است که مزایا و معایب هر سیستمی که در نظر گرفته می‌شود، به‌دقت سنجیده شود.

مزایا

• به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای: همان‌طور که از نامش پیداست، سیستم دائمی به‌روزرسانی‌های مداوم در مورد خریدها و فروش‌ها ارائه می‌دهد. مدیران و کارکنان می‌توانند این داده‌ها را رصد کرده و در صورت نیاز به‌صورت لحظه‌ای از آن‌ها استفاده کنند.
• پیش‌بینی آگاهانه‌تر: توانایی ردیابی الگوهای خرید مشتری و نوسانات فصلی، و فرصت‌هایی که این اطلاعات فراهم می‌کنند، از مزایای مهم سیستم موجودی دائمی است. دانستن و به‌روزرسانی الگوهای خرید مشتری امکان برنامه‌ریزی انبارداری را فراهم می‌کند که موجودی اضافی یا ناکافی را به حداقل می‌رساند، که می‌تواند منجر به زیان شود.
• مدیریت چندمکانی: یکی از چالش‌های اصلی مدیریت موجودی، نظارت بر موجودی در مکان‌های متعدد است. یک سیستم موجودی دائمی متصل، فرصت‌های متعددی برای انجام سفارشات ایجاد می‌کند، از جمله انتقال موجودی از یک مکان به مکان دیگر و مدیریت سطوح موجودی برای همه مکان‌ها به‌صورت داخلی.
• تهیه صورت‌های مالی: این سیستم تهیه گزارش‌های مالی را آسان‌تر می‌کند. یکی از اجزای صورت‌های مالی، ارزش موجودی است؛ داشتن مقدار و ارزش موجودی موجود به‌صورت مستقیم در سیستم ثبت‌شده می‌تواند تهیه گزارش‌های مالی را تسریع کرده و از خطاهای محاسبات دستی جلوگیری کند.
• کاهش توقف یا تعطیلی فروشگاه: کسب‌وکارهایی که صرفاً به موجودی‌های فیزیکی دوره‌ای وابسته هستند، با تصمیمات دشواری مواجه می‌شوند. آیا زمان کارکنان را صرف می‌کنند، حتی فروشگاه‌ها را به‌طور مکرر تعطیل می‌کنند، تا موجودی‌ها را شمارش کرده و دقت به دست آورند، یا شمارش‌های موجودی کمتری انجام می‌دهند و داده‌های به‌روز را فدا می‌کنند؟ سیستم موجودی دائمی این مشکلات را برطرف می‌کند.

معایب

• از دست دادن موجودی: این می‌تواند به دلیل آسیب، فساد و سرقت، از جمله دلایل دیگر، رخ دهد. هنگامی که موجودی دائمی تخمینی با موجودی فیزیکی بعدی مطابقت ندارد، این اختلاف به معنای زیان است.
• ردیابی نادرست موجودی: خطاهای اسکن، جابجایی نادرست محصولات، نقص نرم‌افزار یا خطاهای اپراتور (کارمند) می‌توانند کارایی سیستم موجودی دائمی را کاهش دهند. وقتی این اتفاق می‌افتد، ردیابی کالاها و موجودی شرکت در انبار یا فروشگاه، عملیات تجاری را مختل می‌کند.
• هک شدن: سیستم‌های کامپیوتری، با وجود سرعت و کارایی، در برابر سوءاستفاده به شکل هک آسیب‌پذیر هستند. هک امنیت و دقت همه داده‌ها و اطلاعات را تهدید می‌کند و نیاز به اقدامات امنیت سایبری را که می‌توانند پرهزینه باشند، اجباری می‌کند.
• هزینه: سیستم‌های موجودی دائمی، به‌ویژه در ابتدا، به دلیل هزینه تجهیزات، نرم‌افزار و آموزش گران هستند. به‌روزرسانی‌های همه موارد فوق بخشی از هزینه‌های مداوم نگهداری یک سیستم دائمی است. برای یک شرکت کوچک با موجودی محدود و حاشیه‌های کوچک، سیستم دائمی ممکن است مقرون‌به‌صرفه یا حتی ضروری نباشد. (با این حال، شرکت‌های بزرگ‌تر یا آن‌هایی که چندین مکان دارند ممکن است صرفه‌جویی در هزینه‌ها را ببینند.)
• نیاز به موجودی فیزیکی: به دلیل نیاز نهایی به «شمارش چیزها»، یک موجودی فیزیکی، حداقل به‌صورت سالانه، عاقلانه، اگر نه کاملاً ضروری، است. اگرچه نمی‌توان موجودی‌های فیزیکی را حذف کرد، تعداد آن‌ها در شرایط بهینه می‌تواند کاهش یابد.

مزایا و معایب سیستم‌های موجودی دائمی

چه زمانی از سیستم موجودی دائمی استفاده کنیم

شرکت‌های بزرگ با حجم بالای موجودی فیزیکی که به‌طور مداوم در حال چرخش است، باید پیاده‌سازی یک سیستم موجودی دائمی را در نظر بگیرند. همین موضوع برای کسب‌وکارهایی با چندین مکان صدق می‌کند. شرکت‌هایی که اکنون این معیارها را ندارند اما انتظار رشد در آینده دارند نیز ممکن است بخواهند چنین سیستمی را در نظر بگیرند.

عوامل دیگری که می‌توانند بر نیاز به سیستم موجودی دائمی تأثیر بگذارند عبارتند از:

• اندازه حاشیه‌های شرکت و توانایی آن برای تأمین هزینه‌های پیاده‌سازی و عملیات مداوم
• اندازه موجودی که باید مدیریت شود
• توانایی تأمین‌کنندگان برای پاسخ به روش‌های مختلف مدیریت موجودی

نحوه استفاده از سیستم موجودی دائمی

برای محاسبه موجودی، شرکت‌ها باید سیستمی راه‌اندازی کنند که در آن هر قطعه موجودی وارد سیستم شود و هنگام فروش از سیستم کسر شود. این امر نیازمند استفاده از پایانه‌های نقطه فروش، اسکنرهای بارکد و نرم‌افزار موجودی دائمی برای به‌روزرسانی موجودی تخمینی با هر خرید و فروش محصول است.

از آنجا که سیستم موجودی دائمی موجودی موجود را تخمین می‌زند، جایگزین موجودی فیزیکی دوره‌ای نمی‌شود. در برخی مواقع، باید یک موجودی فیزیکی انجام شود.

کسب‌وکارهایی که از سیستم موجودی دائمی استفاده می‌کنند معمولاً از شمارش چرخه‌ای یا فرآیند شمارش فیزیکی بخشی از موجودی برای استفاده به‌عنوان مبنایی برای بررسی دقت سیستم دائمی استفاده می‌کنند. هدف این است که با گذشت زمان یک موجودی فیزیکی کامل انجام شود.

مدیریت موجودی

مدیریت موجودی به فرآیندهای مربوط به سفارش مواد اولیه، ذخیره و استفاده از آن‌ها برای ایجاد محصولات و در نهایت فروش محصولات به مصرف‌کننده نهایی اشاره دارد. چهار روش اصلی مدیریت موجودی وجود دارد:

• مدیریت به‌موقع (Just-in-Time یا JIT)
• برنامه‌ریزی نیازهای مواد (Material Requirements Planning یا MRP)
• مقدار سفارش اقتصادی (Economic Order Quantity یا EOQ)
• روزهای فروش موجودی (Days Sales of Inventory یا DSI)

هر یک از این روش‌ها مزایا و معایب خود را هنگام استفاده در سیستم موجودی دائمی دارد.

استفاده از سیستم موجودی دائمی به‌ویژه استفاده از روش مقدار سفارش اقتصادی (EOQ) برای خرید موجودی را برای شرکت آسان می‌کند. EOQ فرمولی است که مدیران برای تصمیم‌گیری در مورد زمان خرید موجودی بر اساس هزینه نگهداری موجودی و هزینه سفارش موجودی شرکت استفاده می‌کنند.

هزینه کالاهای فروخته‌شده (COGS)

هنگامی که یک شرکت در سیستم موجودی دائمی محصولاتی را می‌فروشد، حساب هزینه افزایش می‌یابد و هزینه کالاهای فروخته‌شده (COGS) را افزایش می‌دهد. COGS هزینه‌های تولید و هزینه‌ها را در طول یک دوره خاص نشان می‌دهد. این شامل هزینه‌های مواد و نیروی کار است اما هزینه‌های توزیع یا فروش را شامل نمی‌شود. فرمول COGS به شرح زیر است:

COGS = موجودی اولیه + خریدهای دوره - موجودی پایان دوره

سیستم موجودی دائمی یک شمارش مداوم از تراکنش‌ها را حفظ می‌کند و COGS را در هر زمان در دسترس قرار می‌دهد. در مقابل، سیستم موجودی دوره‌ای COGS را تنها پس از انجام یک موجودی فیزیکی محاسبه می‌کند.

مزیت سیستم دائمی در ارائه تخمین مداوم COGS واضح است. یک شرکت پس از هر تراکنش می‌داند که تولید محصولات فروخته‌شده در آن نقطه چقدر هزینه داشته است. با به‌روزرسانی مداوم این داده‌ها و یکپارچه‌سازی آن‌ها با سایر سیستم‌های تجاری، شرکت اطلاعات قابل‌اقدامی را به‌صورت 24/7 برای پاسخ به افزایش هزینه‌ها به‌موقع در دسترس دارد.

محاسبه سود ناخالص

سود ناخالص نتیجه کسر COGS از درآمد است. به یاد داشته باشید که COGS شامل هزینه نیروی کار و مواد است اما هزینه‌های فروش یا توزیع را شامل نمی‌شود. فرمول سود ناخالص به شرح زیر است:

سود ناخالص = درآمد - COGS

توانایی تخمین مداوم COGS همچنین به شرکتی که از سیستم موجودی دائمی استفاده می‌کند، امکان تخمین مداوم سود ناخالص را می‌دهد. زیرا هر تراکنش در سیستم موجودی دائمی به‌صورت لحظه‌ای ثبت می‌شود.

نمونه‌های سیستم‌های هزینه‌یابی موجودی

شرکت‌ها می‌توانند از چندین روش برای محاسبه هزینه موجودی نگه‌داری‌شده برای فروش انتخاب کنند، اما هزینه کل موجودی هزینه‌شده با هر روش یکسان است. تفاوت بین روش‌ها در زمان‌بندی شناسایی هزینه موجودی و ثبت هزینه موجودی فروخته‌شده در حساب هزینه فروش است.

روش اولین ورودی، اولین خروجی (FIFO) فرض می‌کند که قدیمی‌ترین واحدها ابتدا فروخته می‌شوند، در حالی که روش آخرین ورودی، اولین خروجی (LIFO) جدیدترین واحدها را به‌عنوان اولین‌های فروخته‌شده ثبت می‌کند. کسب‌وکارها می‌توانند فرآیند هزینه‌یابی موجودی را با استفاده از هزینه میانگین وزنی یا هزینه کل موجودی تقسیم بر تعداد واحدها در موجودی ساده‌سازی کنند.

تفاوت بین سیستم موجودی دائمی و دوره‌ای چیست؟

سیستم موجودی دائمی از پایانه‌های نقطه فروش، اسکنرها و نرم‌افزار برای ثبت همه تراکنش‌ها به‌صورت لحظه‌ای و حفظ تخمینی از موجودی به‌صورت مداوم استفاده می‌کند. سیستم موجودی دوره‌ای نیاز به شمارش اقلام در فواصل مختلف، مانند هفتگی، ماهانه، سه‌ماهه یا سالانه دارد.

COGS مخفف چیست؟

COGS مخفف هزینه کالاهای فروخته‌شده است. این یک نقش کلیدی در حسابداری تجاری ایفا می‌کند و تخمینی در زمان خاص از هزینه تولید محصولات فروخته‌شده توسط یک شرکت ارائه می‌دهد. اگر شرکت از سیستم موجودی دائمی استفاده کند، COGS به‌صورت مداوم در دسترس است. با سیستم موجودی دوره‌ای، COGS در پایان یک دوره موجودی محاسبه می‌شود.

تفاوت بین FIFO و LIFO چیست؟

FIFO (اولین ورودی، اولین خروجی) به یک سیستم حسابداری اشاره دارد که فرض می‌کند محصولات قدیمی‌تر ابتدا فروخته می‌شوند و سپس محصولات جدیدتر. LIFO (آخرین ورودی، اولین خروجی) فرض می‌کند که جدیدترین محصولات قبل از قدیمی‌ترها فروخته می‌شوند.

نتیجه‌گیری

کسب‌وکارها به‌طور فزاینده‌ای از سیستم موجودی دائمی به جای سیستم موجودی دوره‌ای قدیمی‌تر و مبتنی بر شمارش فیزیکی استفاده می‌کنند. سیستم‌های دائمی پیاده‌سازی پرهزینه‌ای دارند اما در بلندمدت ارزان‌تر و کم‌زمان‌بر هستند.

با وجود مزایای تخمین مداوم موجودی و اتصال‌پذیری سیستم‌های حسابداری، عیب اصلی سیستم‌های دائمی ناتوانی در ردیابی اقلام گم‌شده، آسیب‌دیده یا دزدیده‌شده است. بسیاری از شرکت‌ها این مشکل را با شمارش‌های جزئی دوره‌ای موجودی مقابله می‌کنند، که مبنایی برای سیستم دائمی فراهم می‌کند و برای ارائه یک موجودی فیزیکی کامل تا پایان دوره طراحی شده‌اند.

شرکت‌های کوچک و متوسط یا آن‌هایی با موجودی‌های فیزیکی کوچک همچنان از سیستم موجودی دوره‌ای استفاده می‌کنند، اگرچه بسیاری به سمت سیستم‌های موجودی دائمی کم‌هزینه حرکت می‌کنند.

شرکت‌های بزرگ، شرکت‌هایی با چندین مکان و آن‌هایی با موجودی‌های فیزیکی بزرگ عمدتاً به سیستم‌های دائمی روی آورده‌اند، زیرا می‌توانند هزینه‌های بالای راه‌اندازی را جذب کنند و از صرفه‌جویی‌های ناشی از استفاده حداقل نیروی کار که با سیستم دائمی همراه است، بهره‌مند شوند.