تحلیل تکنیکال
بازپرداخت هزینه‌ها چیست؟
بازپرداخت هزینه‌ها پولی است که به کارمند، مشتری یا طرف دیگر بابت هزینه‌های کاری، بیمه، مالیات یا هزینه‌های مشابه پرداخت می‌شود.
بازپرداخت هزینه‌ها به جبرانی گفته می‌شود که یک سازمان بابت هزینه‌های شخصی انجام‌شده یا پرداخت اضافی صورت‌گرفته توسط کارمند، مشتری یا هر شخص دیگری می‌پردازد. نمونه‌های رایج شامل بازپرداخت هزینه‌ها هزینه‌های کاری، هزینه‌های بیمه و مالیات‌های پرداخت‌شده بیش از حد است. برخلاف دستمزد یا حقوق معمول، بازپرداخت هزینه‌ها مشمول مالیات نمی‌شود.
نکات کلیدی
- بازپرداخت هزینه‌ها پولی است که به کارمند، مشتری یا طرف دیگر بابت هزینه‌های کاری، بیمه، مالیات یا هزینه‌های مشابه پرداخت می‌شود.
- هزینه‌های کاری شامل مخارجی مثل سفر و غذا هستند.
- نرخ‌های Per Diem (روزانه) مبالغ ثابتی هستند که برای سفرهای کاری به کارکنان پرداخت می‌شوند.
- استرداد مالیات نوعی بازپرداخت هزینه‌ها دولتی به مالیات‌دهندگان است.
- سازمان‌ها علاقه‌مندند مطمئن شوند بازپرداخت هزینه‌ها فقط در صورت وجود دلایل قانونی و واقعی انجام می‌شود.
درک بازپرداخت هزینه‌ها بیشترین کاربرد بازپرداخت هزینه‌ها مربوط به هزینه‌های کاری است. شرکت‌ها معمولاً سیاست‌هایی دارند که مشخص می‌کند چه زمانی کارکنان می‌توانند هزینه‌های شخصی خود را پس بگیرند. این هزینه‌ها اغلب مربوط به سفر بوده و شامل هتل، غذا، حمل‌ونقل و پروازها می‌شود.
شرکت‌ها ممکن است انواع دیگر هزینه‌ها را نیز بازپرداخت هزینه‌ها کنند؛ مانند شهریه دانشگاه یا کلاس‌های آموزش حرفه‌ای ( Tuition Reimbursement ). همچنین، افراد خوداشتغال می‌توانند هزینه‌های کاری خود را از محل کسب‌وکارشان بازپرداخت هزینه‌ها کنند که ممکن است نزد اداره مالیات نیز کسرپذیر باشد.
انواع بازپرداخت هزینه‌ها
- بیمه: بیمه‌گذاران ممکن است ابتدا هزینه‌های درمانی یا برنامه‌های ورزشی را شخصاً پرداخت کنند و سپس از شرکت بیمه بازپرداخت هزینه‌ها بگیرند.
- مالیات: بازگشت مالیات (Tax Refund) نوعی بازپرداخت هزینه‌ها است که دولت به دلیل پرداخت بیش از حد مالیات به افراد بازمی‌گرداند.
- حقوقی: در برخی دعاوی طلاق، قاضی ممکن است بازپرداخت هزینه‌های به نام Reimbursement Alimony تعیین کند؛ مثلاً اگر یکی از همسران حین تحصیل دیگری هزینه‌ها را تقبل کرده باشد.
الزامات بازپرداخت هزینه‌ها در آمریکا، اغلب شرکت‌ها از نرخ‌های تعیین‌شده توسط GSA (General Services Administration) استفاده می‌کنند. این نهاد نرخ‌های بازپرداخت هزینه‌ها برای شهرها و ایالت‌های مختلف را منتشر می‌کند. برخی شرکت‌ها ممکن است بر اساس موقعیت یا سطح شغلی کارکنان این نرخ‌ها را تغییر دهند.
ملاحظات ویژه سازمان‌ها باید مکانیزم‌های کنترل داخلی داشته باشند تا از بازپرداخت هزینه‌ها‌های جعلی جلوگیری کنند. مثلاً کارمند یا مشتری ممکن است هزینه‌ای غیرواقعی اعلام کند یا ارزش هزینه‌ها را بیش از حد واقعی نشان دهد. همچنین در بانک‌ها، اگر حسابی قربانی سرقت هویت شود، بانک موظف است پس از بررسی مدارک، وجه ازدست‌رفته را بازپرداخت هزینه‌ها کند.
مثال از بازپرداخت هزینه‌ها فرض کنید شما یک نماینده فروش هستید که برای شرکت در کنفرانس صنعتی به سفر می‌روید. طی سفر 300 دلار بابت هتل، 250 دلار بابت حمل‌ونقل و 100 دلار بابت غذا پرداخت می‌کنید. پس از بازگشت، گزارشی شامل این سه هزینه به شرکت ارائه می‌دهید و 650 دلار بازپرداخت هزینه‌ها دریافت می‌کنید. این مبلغ معمولاً همراه با حقوق بعدی به حسابتان واریز می‌شود.
سؤالات متداول درباره بازپرداخت هزینه‌ها
- برای مسافت طی‌شده با خودرو چقدر باید بازپرداخت هزینه‌ها بگیرم؟ بسته به سیاست شرکت، ممکن است همه هزینه‌های کیلومتری بازپرداخت هزینه‌ها شود. IRS نرخ مشخصی برای کسر مالیاتی مسافت طی‌شده ارائه می‌دهد (مثلاً 0.56 دلار به ازای هر مایل برای سفر کاری در سال 2021).
- چگونه از Medicaid بازپرداخت هزینه‌ها بگیرم؟ بستگی به ایالت دارد. برخی ایالت‌ها مخارج درمانی پرداخت‌شده توسط بیمار را بازپرداخت هزینه‌ها می‌کنند، اما همه ارائه‌دهندگان خدمات Medicaid را نمی‌پذیرند.
- چگونه از HSA بازپرداخت هزینه‌ها بگیرم؟ هزینه‌های تحت پوشش حساب پس‌انداز درمانی (HSA) را می‌توان از طریق انتقال بانکی، نوشتن چک یا برداشت از دستگاه خودپرداز با کارت HSA بازپرداخت هزینه‌ها کرد.
- چگونه از Medicare بازپرداخت هزینه‌ها بگیرم؟ معمولاً با ثبت یک درخواست (Claim). ارائه‌دهنده خدمات درمانی می‌تواند این درخواست را ثبت کند یا خود بیمار. Medicare سپس مستقیماً هزینه‌ها را به ارائه‌دهنده خدمات پرداخت می‌کند.