درخواست چیست؟

درخواست (Requisition) یک تقاضا یا درخواست رسمی برای دریافت خدمات یا اقلام است که معمولاً با استفاده از فرم درخواست خرید یا سند استاندارد دیگری انجام می‌شود. فرآیند درخواست یک روش استاندارد برای ردیابی و حسابداری تمام درخواست‌های انجام‌شده در یک کسب‌وکار است.

نکات کلیدی

• درخواست یک درخواست رسمی برای به دست آوردن یک محصول یا خدمت است که معمولاً توسط یک کسب‌وکار آغاز می‌شود.
• فرآیند درخواست معمولاً نیازمند اسناد استانداردی به نام فرم‌های درخواست است که برای حفظ مسیر حسابرسی استفاده می‌شوند، اگرچه امروزه اکثر این فرم‌ها به صورت الکترونیکی هستند.
• درخواست‌ها اغلب برای تهیه اقلام اضافی، مواد خام یا ساعات کاری برای کنترل بهتر موجودی استفاده می‌شوند.
• سیستم‌های خرید تا پرداخت (Procure-to-Pay یا P2P) فرآیند خرید را از درخواست تا پرداخت به فروشنده به طور کامل خودکار می‌کنند.

درخواست چگونه کار می‌کند

یک درخواست، فرآیند شروع یک اقدام خاص را آغاز می‌کند و آن اقدام را برای نیازهای گزارش‌دهی بعدی ثبت می‌کند. برای مثال، کارکنان در یک شرکت از فرم درخواست خرید استفاده می‌کنند اگر به اقلام اضافی نیاز داشته باشند. در گذشته، درخواست‌ها از طریق فرم‌های کاغذی انجام می‌شدند، اما امروزه اکثر شرکت‌ها از فرآیندهای درخواست دیجیتال استفاده می‌کنند که ردیابی فرآیند، از جمله حسابداری برای موجودی مربوطه، را آسان‌تر می‌کند. این نوع درخواست‌ها اغلب موجودی را به طور خودکار به‌روزرسانی می‌کنند تا کنترل بهتری فراهم شود. یک فرآیند درخواست رسمی، کارایی و پاسخگویی را در تمام نقاط تماس بهبود می‌بخشد. در مقایسه با رویکردی که کارکنان هر زمان که بخواهند اقلام را برمی‌دارند، درخواست خرید روش کنترل‌شده‌تر و مستندتری برای مدیریت موجودی‌های داخلی و تقاضای آینده ارائه می‌دهد.

نکته:

در حرفه پزشکی، پزشکان هنگام درخواست آزمایش‌های آزمایشگاهی، فرم درخواست را تکمیل می‌کنند. این فرم‌های دیجیتال شامل شناسه بیمار و سایر اطلاعات پزشکی هستند که اطمینان می‌دهند بیماران آزمایش‌های صحیح را دریافت می‌کنند.

فرم‌های درخواست استاندارد

فرم‌های درخواست معمولاً شامل مواردی مانند:

• نام شخص یا شرکت درخواست‌کننده
• تاریخ درخواست، اقلام درخواستی، تاریخ تحویل
• مکان تحویل و اطلاعات تماس
• بخش مسئول اجرای درخواست این فرم‌ها معمولاً شامل امضای فردی که درخواست را اجرا می‌کند و تاریخ تکمیل نیز هستند. در شرکت‌های بزرگ با چندین مکان و خرید متمرکز، این فرآیندهای درخواست برای حفظ بهره‌وری کارکنان حیاتی هستند. مثال دیگر از فرآیند درخواست در دنیای مالی رخ می‌دهد، زمانی که سهامداران درخواست می‌کنند هیئت مدیره یک شرکت برای رأی‌گیری در مورد قطعنامه‌های پیشنهادی اقدام کند. در本质 خود، فرآیند درخواست یک روش مستند رسمی است که برای بهبود کارایی در محیط کسب‌وکار کلیدی است.

درخواست خرید در مقابل سفارش خرید

• درخواست خرید : یک فرم داخلی است که برای تهیه کالاها و خدمات استفاده می‌شود و هیچ تعهد قانونی یا قراردادی الزام‌آوری ندارد. فرم درخواست خرید داخلی یک شرکت برای کارکنانی است که می‌خواهند برای بخش‌های خود یا خودشان اقلامی درخواست کنند. این فرم‌ها اغلب نیازمند تأیید مدیر هستند.
• سفارش خرید : یک توافق قراردادی است که شرکت‌ها هنگام سفارش کالاها و خدمات از یک فروشنده خارجی استفاده می‌کنند. برای مثال، شرکتی که از یک فروشگاه لوازم اداری اقلامی سفارش می‌دهد، یک سفارش خرید صادر می‌کند که جزئیات اقلام خریداری‌شده، قیمت‌ها، شرایط پرداخت، تاریخ‌های تحویل و هرگونه تخفیف ویژه برای پرداخت زودهنگام را مشخص می‌کند.

مثال درخواست

برای درک بهتر فرآیند درخواست، مثال زیر را در نظر بگیرید. تیم یادگیری و توسعه یک شرکت بیمه سلامت به اقلام جدیدی برای برنامه آموزشی خود نیاز دارد. سرپرست تیم باید این اقلام را از طریق سیستم درخواست خودکار شرکت درخواست کند. سرپرست در کاتالوگ جستجو کرده و مجموعه‌ای از محصولات را برای تیم انتخاب می‌کند. پس از تکمیل فرم درخواست، آن را برای تأیید به مدیریت ارسال می‌کند. مدیر آن را بررسی و تأیید می‌کند، سپس درخواست را به بخش خرید ارسال می‌کند. مانند مدیر، بخش خرید نیز درخواست را بررسی و تأیید می‌کند. اگر خطاها وجود داشته باشد یا اطلاعات کافی ارائه نشده باشد، درخواست ممکن است برای به‌روزرسانی به مدیر یا درخواست‌کننده بازگردانده شود. در این مثال، هیچ خطا یا کمبودی یافت نشد، بنابراین یک سفارش خرید ایجاد شد. سفارش خرید جزئیات سفارش، مانند نوع محصول و تعداد مورد نیاز را فهرست می‌کند. پس از نهایی شدن، سفارش خرید به تأمین‌کننده ارسال می‌شود تا اجرا شود. تأمین‌کننده سفارش را دریافت می‌کند و در صورت پذیرش، با خریدار برای محصولات درخواستی قرارداد می‌بندد. سفارش خرید به عنوان قرارداد عمل می‌کند. تأمین‌کننده محصولات را طبق درخواست تحویل می‌دهد و پرداخت را دریافت می‌کند.

ملاحظات ویژه

سیستم‌های خرید تا پرداخت (P2P) فرآیندهای درخواست و خرید شرکت‌ها را ساده‌سازی و خودکار می‌کنند. سه فرآیند اصلی توسط این سیستم‌ها مدیریت می‌شوند: درخواست، خرید و پرداخت. با خودکارسازی این فرآیندها، سیستم‌های خرید تا پرداخت کارایی و دقت در حسابداری را افزایش می‌دهند.

واقعیت مهم:

سیستم‌های خرید تا پرداخت می‌توانند هزینه‌ها را تقریباً ۸۰٪ کاهش دهند.

فرآیند خودکار با درخواست آغاز می‌شود. کاربران کاتالوگی از محصولات یا خدمات را مشاهده می‌کنند. اقلام سپس انتخاب شده و در سبد خرید ذخیره می‌شوند. درخواست برای تأیید به مدیریت ارسال می‌شود و پس از دریافت تأیید، سیستم به فرآیند خرید می‌رود و پس از انجام پرداخت به فروشنده نهایی می‌شود.

اموال درخواستی چیست؟

اموال درخواستی اموالی هستند که توسط دولت، مانند با استفاده از حق مالکیت برجسته (eminent domain)، تصرف می‌شوند. در ایالات متحده، متمم پنجم قانون اساسی ایجاب می‌کند که دولت به مالک اموال تصرف‌شده، ارزش کامل بازار آن اموال را جبران کند.

درخواست شغلی چیست؟

درخواست شغلی یک درخواست رسمی برای استخدام فردی برای یک شغل است. این درخواست شامل جزئیات شغل، از جمله صلاحیت‌های مورد نظر برای کاندیدا، الزامات نقش و جزئیات شغل است. برخی شرکت‌ها همچنین حقوق هدف یا محدوده حقوق را در درخواست ذکر می‌کنند.

تطبیق درخواست در حسابداری چیست؟

تطبیق درخواست در حسابداری فرآیندی است که در آن دو مجموعه از سوابق برای دقت، کامل بودن و سازگاری مقایسه می‌شوند. این مقایسه به شناسایی و توضیح اختلافات کمک می‌کند. طبق اصول پذیرفته‌شده حسابداری (GAAP)، روش حسابداری دوطرفه مورد نیاز به شناسایی زمان و مکان خطاها کمک می‌کند.

نتیجه‌گیری

درخواست یک تقاضای رسمی برای یک محصول یا خدمت است که می‌تواند به صورت دستی یا الکترونیکی ارائه شود. یک فرآیند درخواست ساختاریافته، کارایی و پاسخگویی یک کسب‌وکار را بهبود می‌بخشد. سیستم‌های خرید تا پرداخت فرآیند خرید را از درخواست تا پرداخت به طور کامل خودکار می‌کنند و دقت و کارایی را بیشتر افزایش می‌دهند.