بیش و کم چیست؟

بیش و کم —که اغلب به‌عنوان "نقد بیش و کم (Cash Over Short)" شناخته می‌شود—اصطلاحی حسابداری است که به اختلاف بین ارقام گزارش‌شده یک شرکت (از سوابق فروش یا رسیدها) و ارقام حسابرسی‌شده آن اشاره دارد. این اصطلاح همچنین نام حسابی در دفتر کل شرکت است که به‌عنوان حساب نقد بیش و کم شناخته می‌شود.

این اصطلاح عمدتاً به کسب‌وکارهای نقدینه‌محور در بخش‌های خرده‌فروشی و بانکی و همچنین کسب‌وکارهایی که نیاز به مدیریت پول نقد خرد (Petty Cash) دارند، مربوط می‌شود. برای مثال، اگر صندوقدار یا متصدی بانک در دادن باقی‌مانده پول به مشتری اشتباه کند و بیش از حد یا کمتر از مقدار درست بدهد، کسب‌وکار در پایان روز در موقعیت نقد کم (Cash Short) یا نقد بیش (Cash Over) قرار خواهد گرفت.

نکات کلیدی

• در حسابداری، بیش و کم یا "نقد بیش و کم" به تفاوت بین ارقام گزارش‌شده و ارقام حسابرسی‌شده یک شرکت اشاره دارد.
• این همچنین نام حسابی است که شرکت در آن اختلافات نقدی را ثبت می‌کند.
• بیش و کم بیشتر در خرده‌فروشی و بانکی رخ می‌دهد.

نمونه‌ای از بیش و کم

فرض کنید من به‌عنوان صندوقدار در یک فروشگاه لوازم ورزشی کار می‌کنم. من یک شلوار یوگا به قیمت ۹۵ دلار را به‌درستی به مبلغ ۹۵ دلار ثبت کردم، اما در شمارش پول نقدی که برای این شلوار دریافت کردم، اشتباه کردم. مشتری به‌طور ناخواسته ۹۶ دلار برای خرید پرداخت کرد، خطایی که هیچ‌کدام از ما متوجه آن نشدیم. سیستم حسابداری ۹۵ دلار در فروش ثبت‌شده نشان می‌دهد، اما ۹۶ دلار پول نقد جمع‌آوری‌شده. تفاوت یک دلاری به حساب نقد بیش و کم واریز می‌شود. ثبت دفتر روزنامه برای این فروش به این صورت خواهد بود:

• بدهکار: نقد ۹۶ دلار
• بستانکار: فروش ۹۵ دلار
• بستانکار: نقد بیش و کم ۱ دلار

برعکس این موضوع برای معاملاتی که کمبود نقدی ایجاد می‌کنند صادق است. فرض کنید در همان موقعیت به جای ۹۶ دلار، ۹۴ دلار برای فروش دریافت کنم. حالا ثبت به این صورت خواهد بود:

• بدهکار: نقد ۹۴ دلار
• بستانکار: فروش ۹۵ دلار
• بدهکار: نقد بیش و کم ۱ دلار

چه چیزی باعث حوادث نقد بیش و کم می‌شود؟

دستکاری داخلی می‌تواند باعث شود که یک کسب‌وکار در حسابداری خود بیش و کم داشته باشد. با این حال، معمولاً این مشکل ناشی از خطای انسانی ساده است. کارمندی که فروش را به‌طور نادرست ثبت می‌کند یا خطایی مانند شمارش اشتباه پول نقد انجام می‌دهد، می‌تواند اختلافی بین قیمت فروش کالا، مبلغ جمع‌آوری‌شده و مبلغ ثبت‌شده در سیستم حسابداری ایجاد کند.

عملکرد حساب نقد بیش و کم

یک شرکت باید موارد اختلافات نقدی را در یک حساب واحد و به‌راحتی قابل‌دسترس ثبت کند. این حساب نقد بیش و کم باید به‌عنوان یک حساب صورت سود و زیان طبقه‌بندی شود، نه یک حساب هزینه، زیرا خطاهای ثبت‌شده می‌توانند سود شرکت را در صورت سود و زیان افزایش یا کاهش دهند.

یک شرکت می‌تواند از داده‌های حساب نقد بیش و کم برای تعیین دلایل ناسازگاری در سطوح نقدی و تلاش برای کاهش تعداد حوادث نقد بیش و کم از طریق استفاده از رویه‌ها، کنترل‌ها و آموزش بهتر کارکنان استفاده کند. بنابراین، این حساب در درجه اول به‌عنوان یک کنترل کشف‌کننده (Detective Control) عمل می‌کند—اصطلاحی حسابداری برای نوعی کنترل داخلی که هدف آن یافتن مشکلات، از جمله هرگونه موارد تقلب، در فرآیندهای یک شرکت است.

نتیجه‌گیری

بیش و کم (Over and Short) یا "نقد بیش و کم" اصطلاحی حسابداری است که به اختلاف بین ارقام گزارش‌شده و حسابرسی‌شده یک شرکت، به‌ویژه در کسب‌وکارهای نقدینه‌محور مانند خرده‌فروشی و بانکی، اشاره دارد. این اختلافات معمولاً از خطاهای انسانی مانند اشتباه در دادن باقی‌مانده پول ناشی می‌شوند و در حساب نقد بیش و کم در دفتر کل ثبت می‌شوند. مثال‌هایی مانند ثبت فروش ۹۵ دلاری با دریافت ۹۶ دلار (ایجاد ۱ دلار نقد بیش) یا ۹۴ دلار (ایجاد ۱ دلار نقد کم) نشان‌دهنده نحوه ثبت این اختلافات است. این حساب به‌عنوان یک کنترل کشف‌کننده برای شناسایی و کاهش خطاها و تقلب‌های احتمالی عمل می‌کند و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا رویه‌های خود را بهبود بخشند و مشکلات نقدینگی را مدیریت کنند.